Gerencia

Qué difícil es combatir la burocracia!

Laszlo Beke
Escrito por Laszlo Beke

Las organizaciones, a medida que crecen, necesitan un grado mayor de estructuración y ello se traduce en la creación de capas adicionales de supervisión y por ende la aparición de un grado de burocratización. Ello directamente genera el reto gerencial de controlar esa burocracia para que no se apodere de la organización. La burocracia excesiva es una “enfermedad” que expulsa a gente capaz, frena la toma de decisiones y es frecuentemente el caldo de cultivo de malas políticas empresariales. Los procesos burocráticos además frenan la búsqueda de la innovación.

Las organizaciones deben combatir la amenaza de burocratización y a futuro ya están en marcha soluciones interesantes como Papeleo Digital. Pero el tema es complejo y recurrente y por ello importantes líderes empresariales están aplicando ideas nuevas y poco usuales para combatir este problema en áreas como manejo de reuniones, procesos, comunicaciones, actitudes y en la identificación del tipo de energía de los empleados.

Procesos

Para evitar la burocratización es necesario continuamente repensar los procesos estándar de las organizaciones y responsabilizar a la gente por el resultado de cada proceso y estas son algunas nuevas proposiciones:

· Reunir toda la gente apropiada en un espacio para analizar ciertos procesos y re-imaginar cómo se podría hacer desde cero.

· Asegurarse que lo opuesto a simple es “complejo” y no “avanzado” y para ello preguntar al proponente de un cambio de proceso si está dispuesto a pagar por ello.

Comunicaciones

Algunas de las ideas más radicales que se están aplicando:

· La comunicaciones deben fluir a través del camino más corto necesario para lograr que se complete el trabajo y no a través de la “línea de comando”.

· Debe ser aceptable hablar directamente con la gente y lograr que lo deseado y correcto ocurra.

· No utilizar acrónimos o palabras sin sentido para identificar objetos, software o procesos.

Actitudes

La autocrítica y alentar a los empleados a compartir retroalimentación honesta con sus jefes es positiva para las organizaciones. También lo es enfatizar la autonomía, dándole a las personas la independencia para entender que pueden cometer errores sin ser castigados por ello. Algunos de los enfoques más recientes:

· Seleccionar el sentido común como guía.

· La “complacencia” es una enfermedad y para prevenirla, la gerencia debe analizar sus propias acciones e identificar sus debilidades.

· Hacer “Gerencia ágil” con equipos reducidos de personas, responsables por productos y servicios, trabajando con tecnólogos para mejorar la experiencia de los clientes.

· Problemas mayores – Una regla efectiva es que se resuelven 10 temas específicos antes de resolver uno complejo y para ello se busca descomponer el problema mayor en varios más simples y así atacarlos individualmente.

Reuniones

Es un tema recurrente, asociado a la burocracia y algunas de las recomendaciones incluyen:

· Abandonar una reunión o una llamada en conferencia si es obvio que no se está agregando valor.

· Si no se dice nada, para que se está allí?

· Eliminar todas las reuniones:

o Grandes, a menos que provean valor para los asistentes y mantenerlas muy cortas en duración.

o Frecuentes, a menos que traten de un tema extremadamente urgente.

· Limitar las reuniones internas – Si una reunión es absolutamente necesaria, el organizador debe preparar una agenda focalizada y enviar material con anterioridad y los participantes deben concluir con decisiones claras.

· Para lograr que reuniones importantes sean productivas hacer un período silente inicial que permite a los asistentes revisar el material y pensar sobre lo que quieran decir.

· Crear “Comités de Crisis Empresarial” para focalizar en temas apremiantes. Cada Comité tiene un grupo de empleados asignados para resolver problemas específicos dentro de un período de tiempo pre-determinado de semanas o meses.

Vampiros de la Energía

Son empleados que han demostrado en forma repetitiva que chupan la vida de otros empleados en cada interacción. Frecuentemente son ejecutivos inteligentes y bien intencionados que en forma inadvertida frenan a la empresa con demasiadas preguntas, excesivo análisis y con procesos exagerados – y sin suficiente acción. La mejor manera de desenmascarar a los vampiros es implementar la retroalimentación de 360 grados, para medir si la persona trae energía que inspira o si ella roba la energía.

Se hace referencia a “Jamie Dimon says bureaucracy is ‘a disease’ — and JPMorgan takes 5 steps to combat it” https://read.bi/2wjCc3s, “How to Stop People Who Bog Things Down with Bureaucracy” https://bit.ly/2a6cG3e y “Elon Musk Joins JPMorgan Chief Dimon in Rejecting Bureaucratic Meetings” http://bit.ly/2HdpOTD. También aparece en mi blog http://bit.ly/2k6uaCf.


Laszlo Beke  –  @Laszlobekes


 

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Columnista

Laszlo Beke

Laszlo Beke

Ingeniero Eléctrico, Industrial e Investigación de Operaciones. Consultor Tecnológico.